Assistant.e Formation H/F

Cette fonction comprend 3 grandes missions qui peuvent être exercées séparément : L’assistant(e) formation contribue, en pool d’activités et de services, à la production et au développement de l’activité, en favorisant l’accès à l’ensemble des services du centre et le maintien des stagiaires en formation, par une gestion et un suivi administratif de proximité. 

A ce titre, il/elle peut conduire séparément chacune des 3 grandes missions suivantes :

1. Assistant(e) Formation en charge de la gestion administrative (AFG : Assistant(e) Formation Gestion) : A ce titre, il/elle gère administrativement les bénéficiaires de services et les stagiaires en formation. Pour ce faire, il/elle :

• Assure l’ensemble des actes de gestion administrative des publics bénéficiaires de prestations et de formation : de l’inscription et la convocation jusqu’au terme de leur parcours

Prépare et gère :

• les entrées dans les parcours et les formations (pré-accueil et accueil, constitution des dossiers administratifs)
• le suivi du parcours ou des formations (recueil et transmission des justificatifs, prise en compte des aléas)
• les sorties (transmission des pièces justificatives aux stagiaires)

• Assure la traçabilité de l’activité (enregistrement dans les SI internes /externes et les reporting correspondants)
• Contribue à la constitution de jurys, à leur convocation et assure le suivi pour leur rémunération

2. Assistant(e) Formation en charge du recrutement des stagiaires et de l’accès des bénéficiaires aux services du centre (AFR : Assistant(e) Formation Recrutement). A ce titre, il/elle :

• Accueille en lien avec ses activités, les publics et les partenaires ;
• Répond à leur demande en leur apportant une première information et en leur indiquant si nécessaire le contact, ou la marche à suivre à l’interne voire à l’externe, pour compléter leurs démarches ;
• Renseigne et aide les publics dans leur choix de formation, leurs droits à la formation et leurs besoins de services (en direct, contacts téléphoniques, mél…) ;
• Participe à la planification et la mise en œuvre des actions de recrutement ;
• Anime des informations collectives ;
• Réalise des actions de promotion de l’offre et de recherche de candidats pour optimiser l’occupation des places de formation et les dispositifs ;
• Participe aux salons, journées portes ouvertes, opérations de sourcing recrutement.

3. Assistant(e) formation en charge de la commercialisation des produits (AFC : Assistant(e) Formation Commercial(e). A ce titre il/elle participe au développement du centre ou de son secteur d’intervention ; il/elle :

• Gère un fichier clients, envoie des mailings, favorise la qualification et la transformation des contacts en clients, réalise des ventes (CPF, AIF …) ;
• Oriente les clients ou prospects vers les équipes commerciales en fonction de leur demande ;
• Constitue des dossiers de formation, établit un calendrier de formation dans le cadre d’un dossier de financement ou d’un CPF
• Conseille et aide les publics à constituer un dossier de financement ;
• Met en œuvre les co-financements appropriés, établit les devis et conventions dans les SI internes et externes.