Alternant Assistant Gestion Administrative H/F
Présentation de la société
Vous rejoignez l’Afpa, premier organisme de formation des actifs en France. Vous intégrez un collectif de travail pour qui l’utilité sociale est une fierté, un moteur au quotidien pour accompagner les salariés et les publics les plus éloignés de l’emploi dans leur parcours de formation.
Vous partagez les valeurs de l’Afpa : un attachement profond aux valeurs humaines, rejoignez-nous !
Description du poste
Le centre Afpa de Carcassonne recherche un alternant Assistant Gestion Administrative H/F en contrat d'apprentissage.
Le poste est à pourvoir dès octobre 2024.
Vous serez chargé(e) sous la supervision du Responsable Gestion et Service (RGS) et du Responsable d’accompagnement des parcours / Formation (RAP / RF) :
· Gérer les tâches administratives et les certifications externes.
· Participer au suivi interne, aux réclamations du centre et aux absences.
· Mettre à jour l'organigramme, les dossiers et les process.
· Aider à contrôler la GTA (Gestion du temps de travail et des activités).
· Faire le relais pour la circulation de l'information au sein de la Direction ou de l'établissement (diffusion de mail, note de service...).
· Préparer les dossiers administratifs importants.
· Collaborer au relais RH avec le gestionnaire RH.
· Actualiser la CVthèque.
· Préparer des instances managériales (planifications, ordre du jour, invitation, gestion logistique et organisationnelle).
· Rédiger des comptes rendus d'instance.
· Accueillir et suivre les partenaires et utilisateurs.
· Veillez à l’entretien du site et des matériels.
· Gérer la sous-traitance technique.
· Gérer les hébergements.
· Veiller à la sécurité du site.
Profil du candidat
Vous préparez un diplôme Bac+2 (SAM / GPME) ; par ailleurs nous proposons la formation d'Assistant(e) de direction de niveau 5, au sein du centre AFPA.
Compétences attendues :
· Bonne maîtrise de l'outil informatique et des nouvelles technologies,
· Bonnes capacités de communication que ce soit à l'oral ou à l'écrit,
· Polyvalence et rigueur,
· Sens de l’organisation et gestion des priorités,
· Capacités de travail en autonomie,
· Esprit d'équipe,
· Capacité d'analyse et de synthèse,
· Faire preuve de proactivité dans l’exercice de ses missions
· Organiser les interventions avec méthode
· Respecter les règles de sécurité en vigueur
· Bon relationnel
· S'adapter à des situations, des matériels différents
· Réagir rapidement et efficacement à des situations imprévues
· Rigueur dans l'application et le contrôle des processus méthodologiques
· Souci de la satisfaction du client et sens du service