Assistant.e Formation H/F
Présentation de la société
Le centre Afpa d'Ajaccio, recherche un.e Assistant.e de Formation en charge de la gestion administrative des bénéficiaires de la formation professionnelle, et support à l’activité de formation dans l’objectif d’une meilleure satisfaction du client (stagiaire et financeur).
Afin d’accroître la souplesse et l’autonomie au sein des centres, la fonction d’Assistant Formation regroupe les postes d’assistant technique, d’assistant commercial, d’assistant sourcing-recrutement et d’assistant de gestion.
L’assistant(e) formation contribue, en pool d’activités et de services, à la production et au développement de l’activité, en favorisant l’accès à l’ensemble des services du centre et le maintien des stagiaires en formation, par une gestion et un suivi administratif de proximité.
Description du poste
Les missions de l’assistant(e) formation s’exercent en étroite et permanente collaboration avec le Responsable Formation et le Responsable de l’accompagnement des parcours. Il appartient au responsable hiérarchique de gérer la répartition des missions et la charge de travail qui y est associée.
L'Assistant(e) Formation est en charge de la gestion administrative (AFG : Assistant(e) Formation Gestion) : A ce titre, il/elle gère administrativement les bénéficiaires de services et les stagiaires en formation. Pour ce faire, il/elle :
- Assure l’ensemble des actes de gestion administrative des publics bénéficiaires de prestations et de formation : de l’inscription et la convocation jusqu’au terme de leur parcours.
Prépare et gère :
- Les entrées dans les parcours et les formations (pré-accueil et accueil, constitution des dossiers administratifs).
- Le suivi du parcours ou des formations (recueil et transmission des justificatifs, prise en compte des aléas).
- Les sorties (transmission des pièces justificatives aux stagiaires).
- Assure la traçabilité de l’activité (enregistrement dans les SI internes /externes et les reporting correspondants).
- Contribue à la constitution de jurys, à leur convocation et assure le suivi pour leur rémunération.
Profil du candidat
Expérience administrative de 3 ans minimum dans les secteurs de la formation et/ou de l’insertion professionnelle
Externe : Niveau 5
Interne : Posséder les compétences ou aptitudes nécessaires pour exercer cet emploi
· Sens de l'organisation (identification des priorités, gestion de plannings…)
· Utiliser les technologies de l’information, les outils informatiques, bureautiques et/ou numériques
· Sens relationnel
· Mobiliser un comportement orienté client et une posture de service
· Travailler en mode collaboratif, animer un groupe
· Formuler des préconisations, être force de proposition
· Maîtriser l'environnement, ses acteurs et les partenaires
· Suivre des tableaux de bord
· Maîtriser les process et les règles de gestion du domaine
· Capacité d'adaptation
· Capacité de décision et reporting
· Réactivité, disponibilité
· Maîtriser les prestations, les services et les organisations de l'Afpa
· Autonomie, confiance en soi
· Traiter des opérations administratives et/ou financières