Assistant.e Formation H/F

Rattaché(e) au Responsable Gestion et Services dans un centre de formation, les missions de l’assistant(e) formation s’exercent en collaboration avec le Responsable Formation et le Responsable d'Accompagnement des Parcours. Il appartient au responsable hiérarchique de gérer la répartition des missions et la charge de travail qui y est associée.

A ce titre, il/elle peut conduire séparément chacune des 2 grandes missions suivantes :

Assistant(e) Formation en charge de la gestion administrative: il/elle gère administrativement les bénéficiaires de services et les stagiaires en formation. Il/elle :

• Assure l’ensemble des actes de gestion administrative des publics bénéficiaires de prestations et de formation : de l’inscription et la convocation jusqu’au terme de leur parcours
• Prépare et gère :les entrées dans les parcours et les formations (pré-accueil et accueil, constitution des dossiers administratifs) le suivi du parcours ou des formations (recueil et transmission des justificatifs, prise en compte des aléas) les sorties (transmission des pièces justificatives aux stagiaires)
• Assure la traçabilité de l’activité (enregistrement dans les SI internes /externes et les reporting correspondants)
• Contribue à la constitution de jurys, à leur convocation et assure le suivi pour leur rémunération

Assistant(e) Formation en charge du recrutement des stagiaires et de l’accès des bénéficiaires aux services du centre: il/elle :

• Accueille en lien avec ses activités, les publics et les partenaires ;
• Répond à leur demande en leur apportant une première information et en leur indiquant si nécessaire le contact, ou la marche à suivre à l’interne voire à l’externe, pour compléter leurs démarches ;
• Renseigne et aide les publics dans leur choix de formation, leurs droits à la formation et leurs besoins de services (en direct, contacts téléphoniques, mél…) ; Participe à la planification et la mise en œuvre des actions de recrutement ;
• Anime des informations collectives ;
• Réalise des actions de promotion de l’offre et de recherche de candidats pour optimiser l’occupation des places de formation et les dispositifs ;
• Participe aux salons, journées portes ouvertes, opérations de sourcing recrutement.