Alternance Agent d'accueil et appui administratif
Présentation de la société
Vous rejoignez l’Afpa, premier organisme de formation des actifs en France. Vous intégrez un collectif de travail pour qui l’utilité sociale est une fierté, un moteur au quotidien pour accompagner les salariés et les publics les plus éloignés de l’emploi dans leur parcours de formation.
Vous partagez les valeurs de l’Afpa : un attachement profond aux valeurs humaines, rejoignez-nous !
Description du poste
L’Afpa de Marseille recrute un « Agent d’accueil et appui administratif » en alternance (H/F).
Contrat de 12 à 24 mois selon le diplôme préparé.
Rémunération selon dispositions légales en vigueur.
L'apprenti sera formé sur le Titre Professionnel Secrétaire Assistante. Le rythme de l'alternance est de 3 semaines en entreprise et 1 semaine en formation. La formation se fera à distance et sera délivrée par notre partenaire le CFA "Territoire Digital".
L’apprenti contribuera aux missions suivantes :
Accueil physique et téléphonique
· Des usagers et salariés du centre
· Des candidats entrant en formation ou en accompagnement
· Des participants aux informations collectives
· Des visiteurs en quête d’informations générales sur les formations de l’AFPA,
· Des personnes hébergées sur le centre
Tenir à jour le carnet des visiteurs
Renseigner et transmettre les fiches d’information des visiteurs
Gestion du courrier entrant et de l’envoi des AR
· Mise à jour du document Excel de suivi des courriers en AR
Gestion des livraisons
· Accueil des livreurs et orientation vers le lieu de stockage
· Traitement et envoi des bons de livraison vers les demandeurs
Renfort administratif au profit du pôle d’assistantes de formation « back office »
· Traitement des feuilles d’émargement des périodes en entreprise
· Edition des conventions de période en entreprise
· Edition des AD25 (document des renseignements individuels des stagiaires entrant en formation)
· Scan et classement de documents vers les SI de production de l’AFPA et vers le SharePoint (conformité Qualiopi)
· Traitement des archives temporaires en lien avec le RGS
Préparation des livrets d’accueil « Apprentis » et « Contrats Pro
Profil du candidat
Diplôme : Titre ou diplôme de niveau Bac ou équivalent
Expérience : Une première expérience professionnelle dans un service administratif ou dans des fonctions d’accueil serait appréciée.
Compétences :
· Faire preuve de bonnes capacités relationnelles
· Sens de l'organisation (identification des priorités, gestion de plannings…)
· Connaissance des logiciels bureautique (Word, Excel etc.)
Autres informations
Handi-accueillante, l’Afpa mène une politique active pour favoriser l’articulation des temps de vie et recherche la mixité dans ses emplois.